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News 2014

03/07/2014 - Conservazione Sostitutiva

In vigore le nuove regole di conservazione dei documenti informatici

Nella Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014 è stato pubblicato il Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 19 giugno 2014, recante “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005”

Il provvedimento abroga il vecchio D.M. 23 gennaio 2004 (le cui disposizioni continuano comunque ad applicarsi ai documenti già conservati in formato elettronico alla data di entrata in vigore del nuovo decreto) e detta quindi le nuove regole per l’archiviazione elettronica di atti, certificati e scritture.

Non è più prevista la conservazione con cadenza quindicinale delle fatture elettroniche, ma per tutti i documenti informatici il termine è di fatto allineato a quello ordinario dei 3 mesi dalla scadenza della presentazione delle dichiarazioni fiscali annuali.

Il documento o il lotto è considerato archiviato dal momento in cui è stata apposta una data “opponibile ai terzi”, quindi in alcun modo contestabile.
Ancorché in formato elettronico le scritture contabili nonché i documenti fiscali, non possono sviare dalle ordinarie norme che definiscono la loro corretta tenuta. Devono contenere quindi le informazioni prescritte e devono essere rintracciabili per nome, codice fiscale o altro dato stabilito dalla specifica disciplina che li riguarda.