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News 2015

23/06/2015 - Servizio WEB IXCE

Servizio di conservazione elettroniche sostitutiva in outsourcing

Dopo l’avvio della commercializzazione del primo servizio in outsourcing IX-IXCE fruibile in modalità “CLOUD”, per l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche nei confronti della Pubblica Amministrazione, con la presente comunichiamo la disponibilità e le caratteristiche della soluzione “conservazione in outsourcing” denominata IXCE, che mette a disposizione del cliente un servizio di conservazione sostitutiva a norma esterno all’azienda.

Contesto

L’obbligo della fatturazione elettronica verso la PA ha comportato anche l’avvio dell’obbligo della conservazione sostitutiva a norma delle fatture elettroniche entro l’anno successivo alla data di emissione (es. entro il 2015 quelle emesse e trasmesse nel 2014).

Caratteristiche del servizio Web IXCE per la conservazione sostitutiva in outsourcing

La conservazione elettronica a norma è l’insieme di processi organizzativi e procedure informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici nel tempo, eliminando i documenti cartacei.

Le regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici dettate dalle norme che ne disciplinano l’iter ed i formati considerano documenti informatici, sia i documenti nativi digitali, prodotti mediante appositi programmi (PDF, PDF/a, TIFF, XML, ecc), sia documenti cartacei, resi digitali tramite processo di acquisizione informatica (scannerizzazione, foto ecc).

I documenti informatici devono essere conservati mediante “idoneo” sistema di conservazione che assicuri la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l'adozione appunto di regole, procedure e tecnologie atte a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

Il servizio Web IXCE fornisce una soluzione di Conservazione elettronica a norma in outsourcing che rispetta i parametri d’idoneità definiti dalle regole tecniche.

Il servizio è WEB, ossia accessibile tramite rete internet ed un browser, in quanto i dati ed i programmi risiedono su server dedicati collocati presso una server farm.

Il Servizio IXCE in “Outsourcing” prestato dal partner Able TECH SRL con cui Buffetti ha definito l’accordo commerciale di distribuzione, offre all’azienda coerenti garanzie organizzative e tecnologiche, assumendo il ruolo di “Responsabile del trattamento dei dati”, “Responsabile della sicurezza” oltre al ruolo di “Responsabile della Conservazione”. Able Tech si occupa, per conto dell’azienda, di tutte le fasi del processo, dalla redazione del manuale della conservazione fino alla creazione dei pacchetti di Conservazione e Distribuzione.

Il Servizio dispone di un’interfaccia WEB semplice e intuitiva che consente all’utente di accedere ai Pacchetti informativi ed ai documenti in modo puntuale ed è possibile integrare direttamente il servizio IXCE in outsourcing ai gestionali/ERP aziendali tramite webservice, nel nostro caso viene gestito il collegamento ad eBridge ed ACO Azienda.

Infine:
- E’ utilizzabile da qualsiasi luogo ed in qualunque condizione, purché sia disponile un PC, anche portatile, ed una rete internet.
- Elimina ogni problematica connessa alla necessità di verificare l’adeguatezza dell’HW per l’esecuzione dei programmi e di tenerli aggiornati alle varie evoluzioni o preoccuparsi di fare back-up per la sicurezza dei dati.
- Le apparecchiature HW, su cui gira la piattaforma IXCE, sono tecnicamente e strutturalmente ridondate e sicure per ridurre al minimo il rischio di “guasti”

Definizioni e riferimenti normativi

La piattaforma WEB IXCE rispetta totalmente ed integralmente quanto disposto dal DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI del 3 dicembre 2013 pubblicato in GU il 12/3/2014.

Nel contesto generale della normativa, fondamentale è il ruolo del “responsabile di conservazione” in quanto definito come il soggetto che stabilisce ed attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.

In sintesi le principali attività a carico di questa figura sono:
a) Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare;
b) Gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
c) Genera il rapporto di versamento secondo quanto previsto dal “manuale di conservazione”;
d) Genera e sottoscrive digitalmente il “pacchetto di distribuzione”;
e) Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione ed assicura l’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi, adottando misure per rilevare e prevenire l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione;
f) Assicura la duplicazione dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico;
g) Predispone il “manuale di conservazione” e ne cura l’aggiornamento periodico.

Il ruolo di “responsabile della conservazione”, nel caso specifico del servizio IXCE oggetto di queste note, è ricoperto dal partner ABLE TECH, che il cliente/utente incarica attraverso la sottoscrizione del contratto di adesione al servizio.

Vantaggi ed obblighi per il cliente

Il servizio proposto alla clientela attraverso la piattaforma WEB, offre indubbi vantaggi:
- Costi contenuti e proporzionali ai volumi (n. di pagine) delle tipologie documentali da conservare.
- Delega al responsabile della conservazione di tutti gli oneri e le responsabilità.
- Garanzia della conformità del processo.
- Semplificazione delle procedure informatiche che permettono l’accesso, attraverso il web, in mobilità e a qualsiasi ora, senza preoccuparsi di installare e tenere aggiornati i vari applicativi SW.
- Semplicità di utilizzo.

Il nostro staff tecnico è a vostra disposizione per fornirvi ulteriori chiarimenti. assistenza@bsasrl.net